Czynność notarialna może być dokonana jedynie po uprzednim przedstawieniu notariuszowi kompletu niezbędnych dokumentów. Oryginały dokumentów muszą być przekazane notariuszowi najpóźniej przy dokonaniu czynności, wcześniej wystarczające jest zazwyczaj dostarczenie kopii czy przesłanie ich skanów drogą mailową. Powyższe ma na celu zaoszczędzenie czasu stron, a przede wszystkim szczegółowe zapoznanie się przez notariusza z treścią dokumentacji w celu rzetelnego i kompleksowego przygotowania projektu aktu notarialnego.
Szczegółowa lista dokumentów ustalana jest indywidualnie, w zależności od rodzaju czynności notarialnej.
Podstawowy zakres dokumentów można natomiast ująć następująco:
- Umowa sprzedaży lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość:
- numer księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu,
- podstawa nabycia lokalu (np. wypis aktu notarialnego, orzeczenie sądu),
- jeżeli nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia, zasiedzenia lub dokonanych po 1 stycznia 2007 r. darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności, konieczne jest przedstawienie zaświadczenia Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego o tym, czy podatek od spadków i darowizn został zapłacony/ nie należy się/ zobowiązanie uległo przedawnieniu,
- świadectwo charakterystyki energetycznej,
- zaświadczenie z Urzędu Gminy o tym, czy lokal jest położony na obszarze rewitalizacji lub w Specjalnej Strefie Rewitalizacji,
- zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
- zaświadczenie ze Wspólnoty/Spółdzielni o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych,
- jeżeli nabycie następuje za środki pochodzące z kredytu bankowego – umowa kredytu oraz oświadczenie/zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu.
- Umowa darowizny lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość:
- numer księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu,
- jeżeli nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia, zasiedzenia lub dokonanych po 1 stycznia 2007 r. darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności, konieczne jest przedstawienie zaświadczenia Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego o tym, czy podatek od spadków i darowizn został zapłacony/ nie należy się/ zobowiązanie uległo przedawnieniu,
- podstawa nabycia lokalu (np. wypis aktu notarialnego, orzeczenie sądu).
- Umowa sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
- zaświadczenie ze Spółdzielni o tym, komu przysługuje prawo do lokalu,
- podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- jeżeli nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia, zasiedzenia lub dokonanych po 1 stycznia 2007 r. darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności, konieczne jest przedstawienie zaświadczenia Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego o tym, czy podatek od spadków i darowizn został zapłacony/ nie należy się/ zobowiązanie uległo przedawnieniu,
- zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
- świadectwo charakterystyki energetycznej.
- Umowa darowizny spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
- zaświadczenie ze Spółdzielni o tym, komu przysługuje prawo do lokalu,
- podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- jeżeli nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia, zasiedzenia lub dokonanych po 1 stycznia 2007 r. darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności, konieczne jest przedstawienie zaświadczenia Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego o tym, czy podatek od spadków i darowizn został zapłacony/ nie należy się/ zobowiązanie uległo przedawnieniu.
- Umowa sprzedaży nieruchomości gruntowej:
- numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości
- podstawa nabycia lokalu (np. wypis aktu notarialnego, orzeczenie sądu).
- jeżeli nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia, zasiedzenia lub dokonanych po 1 stycznia 2007 r. darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności, konieczne jest przedstawienie zaświadczenia Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego o tym, czy podatek od spadków i darowizn został zapłacony/ nie należy się/ zobowiązanie uległo przedawnieniu,
- wypis z rejestru gruntów (w niektórych przypadkach wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej)
- zaświadczenie ze Starostwa o tym, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach,
- wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego / zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w taki planie / zaświadczenie o braku takiego planu,
- zaświadczenie z Urzędu Gminy o tym, czy lokal jest położony na obszarze rewitalizacji lub w Specjalnej Strefie Rewitalizacji,
- jeśli nieruchomość jest zabudowana – dodatkowo: wypis z kartoteki budynków, świadectwo charakterystyki energetycznej, zaświadczenie o braku osób zameldowanych w budynku;
- jeżeli nabycie następuje za środki pochodzące z kredytu bankowego – umowa kredytu oraz oświadczenie/zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu.
*jeśli nieruchomość ma zapewniony dostęp do drogi publicznej przez prywatną drogę wewnętrzną i przedmiotem zbycia jest również udział w nieruchomości drogowej, wszystkie powyższe dokumenty powinny również dotyczyć działki drogowej.
- Akt poświadczenia dziedziczenia:
- odpis skrócony aktu zgonu Spadkodawcy
- zaświadczenie o numerze PESEL Spadkodawcy wydane przez Wójta/Burmistrza/Prezydenta Miasta ostatniego miejsca zamieszkania
- odpisy skrócone aktów stanu cywilnego wszystkich spadkobierców
- wszystkie sporządzone przez Spadkodawcę testamenty, w tym odwołane
- numery ksiąg wieczystych nieruchomości, których właścicielem/współwłaścicielem był Spadkodawca.
- Odrzucenie spadku:
- odpis skrócony aktu zgonu Spadkodawcy
- w przypadku dalszych spadkobierców – dokument, z którego wynika fakt powołania spadkobiercy do dziedziczenia (np. wypis aktu notarialnego jego poprzednika)
- dane osób, które wchodzą do dalszego kręgu spadkobierców wobec odrzucenia spadku przez Stawiającego.
- Umowa majątkowa małżeńska:
- odpis skrócony aktu małżeństwa (jeżeli umowa zawierana jest po zawarciu związku małżeńskiego)
- dane z dowodów osobistych małżonków.